طراحی اتوماسیون اداری یعنی کارهای تکراری دفتر شما، از نامه و فرم تا تأیید و گزارش، طبق همان قواعدی که سازمانتان دارد در یک سامانه انجام شود. تیم طراحان آیا فرایندهای فعلی شما را بررسی می‌کند، می‌گوید کدام کار ارزش خودکار شدن دارد، و همان بخش را برایتان می‌سازد یا به نرم‌افزارهایی که الان دارید وصل می‌کند. قرار نیست روش کارتان را به خاطر نرم‌افزار عوض کنید.
چه چیزهایی می‌سازیم؟
- گردش کار اختصاصی: هر درخواست خودش به نفر بعدی می‌رسد، با همان ترتیب تأیید و همان سقف‌هایی که در سازمان شما تعریف شده است.
- فرم‌ها و مکاتبات: فرم‌های داخلی، تأییدها و نامه‌ها به‌جای کاغذ و پیگیری تلفنی.
- پردازش دسته‌ای داده‌ها: اسکریپت برای کارهایی که روی صدها فایل یا ردیف تکرار می‌شوند، مثل تبدیل فرمت فایل‌ها.
- اتصال نرم‌افزارها: یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها، پایگاه‌های داده و سرویس‌های سازمانی از طریق API، تا داده دستی جابه‌جا نشود.
- کارهای زمان‌بندی‌شده: گزارش‌های دوره‌ای و اعلان‌هایی که سر وقت و بی‌یادآوری فرستاده می‌شوند.
- مستندسازی و آموزش کاربران: تا سامانه بعد از تحویل واقعاً استفاده شود.
این خدمت برای چه سازمانی مناسب است؟
اگر یکی از این‌ها وضعیت شماست، طراحی اختصاصی ارزش بررسی دارد:
- فرایندی دارید که مخصوص کار شماست و در نرم‌افزارهای آماده جا نمی‌شود؛
- داده در چند نرم‌افزار جداست و کارمندها آن را دستی از یکی به دیگری می‌برند؛
- چند نفر روی یک درخواست کار می‌کنند و معلوم نیست پرونده الان دست کیست؛
- گزارش‌های هفتگی یا ماهانه را هر بار از اول و دستی می‌سازید.
اگر فقط نامه‌نگاری و دبیرخانه استاندارد می‌خواهید، نرم‌افزار آماده معمولاً انتخاب ساده‌تری است و همین را هم به شما می‌گوییم. فرق این راه‌ها در راهنمای راه‌اندازی اتوماسیون اداری مفصل آمده است.
روند کار
- تحلیل فرایندهای فعلی: می‌نویسیم هر کار از کجا شروع می‌شود، به چه کسی می‌رسد و کجا برمی‌گردد.
- انتخاب کار اول: کاری که زیاد تکرار می‌شود، قاعده روشن دارد و چند نفر در آن دست‌به‌دست می‌کنند.
- نوشتن قواعد و استثناها: سقف مبلغ‌ها، جانشین وقتی مدیر نیست، و کاری که اگر بی‌جواب ماند باید یادآوری شود.
- ساخت و اتصال: همان یک فرایند ساخته و به سامانه‌های فعلی وصل می‌شود.
- آزمایش با یک واحد کوچک: با کار واقعی و با راه برگشت به روش قبلی.
- آموزش، مستندات و گسترش: بعد سراغ فرایند بعدی می‌رویم.
برای شروع، این‌ها را آماده کنید
- فهرست کارهایی که هر هفته به یک شکل تکرار می‌شوند؛
- نمونه فرم‌ها، نامه‌ها یا گزارش‌های فعلی؛
- نام نرم‌افزارهایی که الان استفاده می‌کنید و اینکه راه ارتباط برنامه‌نویسی (API) دارند یا نه؛
- تعداد تقریبی کاربران و واحدهایی که درگیر می‌شوند؛
- اینکه داده‌ها باید روی سرور خود سازمان بماند یا سرویس ابری هم قابل قبول است.
هزینه طراحی اتوماسیون اداری به چه بستگی دارد؟
پیش از شنیدن فرایندها نمی‌شود عدد درستی گفت. هزینه از این‌ها ساخته می‌شود:
| عامل | چرا هزینه را تغییر می‌دهد |
|---|---|
| شمار فرایندها | هر گردش کار، قواعد و فرم‌های خودش را دارد |
| پیچیدگی قواعد | سقف‌ها، جانشینی‌ها و مسیرهای برگشت کار را بیشتر می‌کنند |
| اتصال به سامانه‌های دیگر | به اینکه آن سامانه‌ها API دارند یا نه بستگی دارد |
| انتقال داده‌های قدیمی | پرونده‌های گذشته باید تمیز و جابه‌جا شوند |
| آموزش و نگهداری | بعد از تحویل هم سامانه پشتیبانی می‌خواهد |
شروع با یک فرایند، هزینه آزمایش را کوچک نگه می‌دارد و پیش از هزینه بزرگ نشان می‌دهد سامانه در عمل جواب می‌دهد یا نه.
پرسش‌های رایج
تفاوت اتوماسیون اختصاصی با نرم‌افزار آماده چیست؟
نرم‌افزار آماده برای کارهایی است که در بیشتر سازمان‌ها شبیه هم است. اتوماسیون اختصاصی برای فرایندی است که مخصوص شماست. این دو با هم هم جمع می‌شوند: دبیرخانه با نرم‌افزار آماده، و یک فرایند خاص با اتصال اختصاصی به همان نرم‌افزار.
باید همه کارها را یک‌باره خودکار کنیم؟
نه. از یک فرایند و یک واحد شروع می‌کنیم. بیشتر ریسک‌های اتوماسیون، از مقاومت کارمندان تا طراحی بد، با همین شروع کوچک مهار می‌شوند.
سامانه تحت وب می‌سازید یا ویندوزی؟
هر دو را. اینکه کدام برای شما بهتر است به شمار کاربران، محل کار و نوع سخت‌افزار بستگی دارد. راهنمای نرم‌افزار تحت وب یا ویندوز این انتخاب را توضیح می‌دهد.
کار ما از یک فرایند بزرگ‌تر است؛ یک سامانه کامل می‌خواهیم.
وقتی چند نقش، چند واحد و گزارش مدیریتی درگیر است، موضوع به طراحی سامانه اختصاصی سازمانی نزدیک می‌شود و با نیازسنجی کامل شروع می‌کنیم.
درخواست بررسی
یک فرایند تکراری را که بیشتر از همه وقتتان را می‌گیرد برایمان تعریف کنید. از صفحه تماس بنویسید یا تلفنی بگویید؛ می‌گوییم خودکار کردنش شدنی است یا نه و از کجا باید شروع کرد. سایر کارهای تیم را در خدمات تیم طراحان آیا ببینید.