راه‌اندازی اتوماسیون اداری با خرید یک نرم‌افزار شروع نمی‌شود. با انتخاب یک فرایند تکراری شروع می‌شود، مثل درخواست مرخصی، تأیید خرید یا ثبت نامه‌های ورودی. اول همان یک فرایند را روی کاغذ می‌آورید، قواعد و استثناهایش را می‌نویسید، با یک واحد کوچک آزمایشش می‌کنید و بعد سراغ فرایند بعدی می‌روید. این راهنما می‌گوید کدام کار را اول خودکار کنید، قدم‌ها به چه ترتیبی است و چه چیزی هزینه را بالا و پایین می‌برد.
فهرست مطالب
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری یعنی کارهای تکراری دفتر، مثل نامه‌نگاری، فرم‌ها، گردش تأیید، بایگانی و گزارش‌های دوره‌ای، به‌جای کاغذ و پیگیری تلفنی در یک سامانه انجام شود. نامه یا درخواست خودش به نفر بعدی می‌رسد، هر کس فقط کارهای خودش را می‌بیند، و معلوم است هر پرونده الان کجاست و چه کسی رویش کار کرده است.
دو اصطلاح نزدیک هم زیاد شنیده می‌شود:
- اتوماسیون فرایند کسب‌وکار: همان ایده در مقیاس بزرگ‌تر. هر فرایندی که مرحله‌ها و قواعد روشن دارد، از ثبت سفارش تا تسویه حساب، خودکار می‌شود، نه فقط کار دبیرخانه.
- اتوماسیون رباتیک فرایند (RPA): طبق تعریف IBM، فناوری‌ای است که با ربات‌های نرم‌افزاری کارهایی را انجام می‌دهد که پیش‌تر آدم‌ها انجام می‌دادند، مثل جابه‌جا کردن داده از یک سامانه به سامانه دیگر. وقتی سامانه‌ها راه ارتباط مستقیم ندارند به کار می‌آید. ولی چون اغلب به ظاهر صفحه تکیه دارد، با تغییر صفحه ممکن است دوباره تنظیم لازم شود.
مزایا و معایب اتوماسیون اداری
مزیت‌ها همان چیزهایی است که کار را از کاغذ و پیگیری تلفنی بیرون می‌آورد، و بیشتر عیب‌ها به راه‌اندازی برمی‌گردد تا به خود سامانه:
| مزایا | معایب و ریسک‌ها |
|---|---|
| هر درخواست خودش به نفر بعدی می‌رسد و کمتر گم می‌شود | هزینه راه‌اندازی، آموزش و نگهداری |
| معلوم است هر پرونده الان کجاست و چه کسی رویش کار کرده است | مقاومت کارمندان در برابر عوض شدن روش کار |
| کاغذ، رفت‌وآمد و تماس پیگیری کمتر | اگر فرایند امروز بد طراحی شده باشد، سامانه همان را فقط سریع‌تر می‌کند |
| گزارش‌گیری و بایگانی منظم | وابستگی به سامانه: قطعی سرور یا اینترنت کار را متوقف می‌کند، پس پشتیبان‌گیری و راه جایگزین لازم است |
بیشتر این ریسک‌ها با شروع کوچک، یعنی یک فرایند و یک واحد، مهار می‌شوند. قدم‌هایش پایین‌تر آمده است.
کدام کار را اول خودکار کنیم؟
بهترین نامزد اول کاری است که این ویژگی‌ها را با هم دارد:
- زیاد تکرار می‌شود: هر روز یا هر هفته، نه سالی یک بار.
- قاعده روشن دارد: می‌شود نوشت «اگر مبلغ بیشتر از فلان بود، مدیر مالی هم تأیید کند». کاری که هر بار قضاوت تازه می‌خواهد، نامزد خوبی نیست.
- چند نفر در آن دست‌به‌دست می‌کنند: در چنین کاری وقت زیادی در فاصله میان آدم‌ها تلف می‌شود، نه در خود کار.
- اشتباه یا گم شدن در آن هزینه دارد: نامه‌ای که پیدا نمی‌شود، یا درخواستی که بی‌جواب می‌ماند.
- ورودی‌اش دیجیتال است یا می‌تواند باشد: فرم، ایمیل یا فایل، نه دست‌نوشته.
نمونه‌های رایج برای شروع: درخواست مرخصی و مأموریت، درخواست خرید و تأیید آن، ثبت و ارجاع نامه‌های ورودی، و گزارش‌های تکراری هفتگی.
قدم‌به‌قدم راه‌اندازی اتوماسیون اداری
- فهرست کارهای تکراری را بنویسید. از هر واحد بپرسید چه کاری را هر هفته به همان شکل انجام می‌دهد و چقدر وقت می‌گیرد.
- یک فرایند را انتخاب کنید. با معیارهای بالا، و فقط یکی.
- فرایند فعلی را همان‌طور که هست بکشید. چه کسی شروع می‌کند، به چه کسی می‌رسد، کجا تأیید می‌شود و کجا برمی‌گردد. برای کشیدن نمودار فرایند، استاندارد BPMN هست که برای همین کار ساخته شده و طراح و مدیر و برنامه‌نویس هر سه آن را می‌خوانند. برای شروع، یک نمودار ساده روی کاغذ هم کافی است.
- قواعد و استثناها را بنویسید. سقف مبلغ‌ها، جانشین وقتی مدیر نیست، و کاری که اگر دو روز بی‌جواب ماند باید یادآوری شود. استثنایی که نوشته نشود، بعداً پرونده‌ها را در سامانه متوقف می‌کند.
- راهکار را انتخاب کنید: نرم‌افزار آماده، ساخت سامانه اختصاصی، یا اتصال سامانه‌هایی که الان دارید. جدول پایین فرقشان را می‌گوید.
- با یک واحد کوچک آزمایش کنید. چند هفته کار واقعی روی سامانه، با راه برگشت به روش قبلی.
- آموزش بدهید و مستند کنید. سامانه‌ای که کارمندان نتوانند با آن کار کنند، کنار گذاشته می‌شود.
- بسنجید و گسترش دهید. زمان هر پرونده، شمار برگشت‌ها و پرونده‌های مانده را قبل و بعد مقایسه کنید. بعد سراغ فرایند دوم بروید.
نرم‌افزار آماده یا اتوماسیون اختصاصی؟
| راهکار | کی مناسب است | چه چیزی را بسنجید |
|---|---|---|
| نرم‌افزار آماده اتوماسیون اداری | نامه‌نگاری، دبیرخانه و گردش کار استاندارد که در بیشتر سازمان‌ها شبیه هم است | هزینه مجوز، امکان تغییر فرم‌ها و گردش‌ها، و جای نگهداری داده‌ها |
| اتوماسیون اختصاصی | فرایندی که مخصوص کار شماست و در نرم‌افزار آماده جا نمی‌شود | مالکیت کد و داده، مستندات و پشتیبانی بعد از تحویل |
| یکپارچه‌سازی سامانه‌های فعلی | وقتی داده در چند نرم‌افزار جداست و کارمندها آن را دستی جابه‌جا می‌کنند | اینکه سامانه‌ها راه ارتباط برنامه‌نویسی (API) دارند یا نه |
این سه با هم هم جمع می‌شوند: دبیرخانه با نرم‌افزار آماده، و یک فرایند خاص با اتصال اختصاصی به همان نرم‌افزار. اگر بین نسخه مرورگری و نسخه نصبی مانده‌اید، نرم‌افزار تحت وب یا ویندوزی را جداگانه مقایسه کرده‌ایم.
هزینه راه‌اندازی اتوماسیون اداری به چه بستگی دارد؟
عدد ثابتی نمی‌شود گفت، چون هزینه از این‌ها ساخته می‌شود:
- شمار فرایندها و پیچیدگی قواعد هر کدام؛
- شمار کاربران، اگر نرم‌افزار بر اساس تعداد کاربر قیمت می‌خورد؛
- شمار سامانه‌هایی که باید به هم وصل شوند؛
- انتقال داده‌ها و پرونده‌های قدیمی؛
- آموزش، پشتیبانی و نگهداری بعد از راه‌اندازی؛
- محل نصب: سرور خود سازمان یا سرویس ابری.
شروع با یک فرایند هزینه آزمایش را کوچک نگه می‌دارد. پیش از هزینه بزرگ هم نشان می‌دهد اتوماسیون در سازمان شما جا می‌افتد یا نه.
اشتباه‌هایی که راه‌اندازی را خراب می‌کند
- خودکار کردن فرایند بد: اگر فرایند امروز سه امضای بی‌دلیل دارد، اتوماسیون فقط همان را سریع‌تر می‌کند. پیش از ساختن، مرحله‌های زائد را حذف کنید.
- همه فرایندها با هم: شروع یک‌باره با ده فرایند، اغلب خطاها و مقاومت کارمندان را با هم می‌آورد.
- فرایند بی‌صاحب: هر فرایند خودکار یک مسئول لازم دارد که قواعدش را به‌روز نگه دارد.
- فراموش کردن دسترسی‌ها و پشتیبان‌گیری: چه کسی چه چیزی را می‌بیند، و اگر سرور از کار افتاد، پرونده‌ها کجا هستند؟
- معتبر فرض کردن امضای الکترونیکی بدون بررسی: اگر قرار است نامه‌ها با امضای الکترونیکی اعتبار داشته باشند، شرایطش را با مشاور حقوقی سازمان بسنجید.
اتوماسیون اداری با تیم طراحان آیا
تیم طراحان آیا کار اتوماسیون را از تحلیل فرایندهای فعلی و پیدا کردن کارهای قابل خودکارسازی شروع می‌کند. بعد، بسته به نیاز سازمان، این کارها انجام می‌شود:
- اتوماسیون اداری اختصاصی: گردش کار، فرم‌ها، تأییدها و مکاتبات؛
- اسکریپت‌های پردازش دسته‌ای داده و تبدیل قالب فایل‌ها؛
- یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها، پایگاه‌های داده و سرویس‌های سازمانی از طریق API؛
- زمان‌بندی خودکار وظایف، گزارش‌های دوره‌ای و اعلان‌ها؛
- مستندسازی و آموزش کاربران برای کار با سامانه تازه.
جزئیات این خدمت در صفحه طراحی اتوماسیون اداری اختصاصی و مراحل همکاری در روند همکاری آمده است. برای بررسی فرایندهای سازمان خودتان، درخواست مشاوره بدهید.
پرسش‌های رایج
اتوماسیون اداری چیست؟
سامانه‌ای که کارهای تکراری دفتر، مثل نامه‌نگاری، فرم‌ها، گردش تأیید و بایگانی را بدون کاغذ و پیگیری دستی انجام می‌دهد. هر درخواست خودش به نفر بعدی می‌رسد و وضعیت هر پرونده همیشه معلوم است.
نحوه راه‌اندازی اتوماسیون اداری چیست؟
از یک فرایند پرتکرار با قاعده روشن شروع کنید، مثل درخواست مرخصی یا تأیید خرید. همان را بکشید، قواعدش را بنویسید، با یک واحد آزمایش کنید و بعد گسترشش بدهید.
راه‌اندازی اتوماسیون اداری رایگان ممکن است؟
نرم‌افزار متن‌باز و نسخه رایگانِ محدود وجود دارد. ولی نصب، تنظیم فرایندها، انتقال داده، آموزش و نگهداری وقت و هزینه می‌خواهد. «رایگان» معمولاً فقط درباره مجوز نرم‌افزار است.
فرق اتوماسیون اداری با RPA چیست؟
اتوماسیون اداری خود فرایند را در یک سامانه می‌سازد: فرم، گردش و بایگانی. RPA کار کاربر را روی صفحه سامانه‌های موجود تکرار می‌کند. RPA برای وصل کردن سامانه‌های قدیمی که API ندارند به کار می‌آید، ولی جای طراحی درست فرایند را نمی‌گیرد.
این راهنما در ۴ آبان ۱۴۰۵ نوشته شد.
